Plusieurs documents ou pièces de grande importance circulent chaque jour dans les services d’une entreprise. Ainsi, afin d’éviter la perte d’un document, il est nécessaire de procéder à une bonne gestion de ses documents archivés. Cependant, comment s’effectue la gestion des documents dans une entreprise et quels en sont les avantages ? Qui sont apte à accomplir cette tâche et comment ? Nous allons aborder tout cela dans l’article présent.
En quoi consiste l’archivage de documents ?
L’archivage de documents est tout un processus de conservation et de stockage d’un certain nombre de documents. En effet, il est réglementaire pour une entreprise responsable de procéder à la bonne gestion de ses documents par l’archivage. Ainsi, toute société a l’obligation de conserver et de bien gérer certains documents sensibles comme :
- Les fichiers de paie ;
- Les factures payées ;
- Les bons de commande et de livraison ;
- Les papiers immobiliers d’un logement ;
- Etc.
L’archivage de documents est donc la gestion par laquelle s’opèrent la sauvegarde, le rangement et le classement des documents d’une entreprise donnée.
Le déroulement de la gestion des documents dans une entreprise
La gestion des archives est un travail qui demande assez de professionnalisme et un sens rigoureux d’organisation. Ainsi, afin de bénéficier d’une gestion archivistique de qualité, il est recommandé de faire appel aux archivistes. Donc les professionnels du domaine. Ceux-ci disposent des qualités et outils nécessaires, appropriés pour l’exécution d’un tel travail.
La conservation des archives ou des documents d’une entreprise s’effectue en fonction de certains critères. Le premier est qu’elle prend en compte la fréquence d’usage et le délai de conservation réglementaire de chaque type de document. Car chaque document d’archives possède son propre délai de conservation. Alors, les archives utilisées régulièrement sont à conserver à portée de main.
Les documents d’une entreprise sont archivés et gérés en fonction de leurs points d’intérêt et de leur nature. À cet effet, il existe plusieurs catégories de documents à savoir entre autres les documents fiscaux, commerciaux, bancaires, immobiliers, juridiques.
Pour une bonne gestion des archives, les professionnels procèdent d’abord à une identification de la nature des documents. Ensuite, ils passent au stockage rigoureux des documents qui sont archivés. Puis, ils détruisent et classent de façon définitive toutes les archives. Ces dernières constituent par conséquent aussi bien le patrimoine économique que social de toute l’entreprise.
L’importance de la gestion par l’archivage de documents pour une entreprise
Procéder à l’archivage des documents de son entreprise, c’est se mettre en règle vis-à-vis du règlement, des lois. En effet, il est prescrit par différents codes à savoir le code général des impôts et le Code du travail que les entreprises doivent conserver certains documents. Et cela suivant un délai minimum de conservation. Par exemple, les papiers fiscaux et comptables sont à conserver pendant au moins 4 ans. Quant aux documents juridiques de l’entreprise, ils sont à conserver pendant au minimum 5 ans.
Par ailleurs, l’archivage des documents permet à une entreprise de garantir l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité de ces derniers. Ce qui est un véritable atout du point de vue juridique et commercial. Aussi, certaines pièces sont très utiles en cas de litiges avec un fournisseur ou avec les services de l’administration fiscale. Ce qui vous évite donc des problèmes juridiques. Surtout lorsqu’il s’agit des documents sociaux, fiscaux et commerciaux.
En somme, la gestion des archives d’une entreprise relève d’une obligation légale et nécessite l’intervention d’experts en la matière. L’archivage des documents présente plusieurs avantages importants pour toute entreprise.
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